Comienzo

Venimos de este tutorial sobre administración de G Suite. En esta segunda parte veremos elementos del proceso de alta y primeras configuraciones básicas en el panel de administración de G Suite for Education.

“Lo que no se prevé con la cabeza se aguanta con la espalda”

Anónimo

Primera medida que recomendamos, es crear una cuenta gmail específica como principal de recuperación, para en caso de hecatombe usarla. En caso de haber usado una personal o con otra función previa, durante el proceso de alta, aconsejamos crear una que cambiaremos para tal fin. Un ejemplo sería: “gsuite-nombredemicentro@gmail.com”. La dejaríamos únicamente para recuperación de la plataforma en caso de un problema grave, debemos tener una contraseña de acceso fuerte.

Pasemos, a continuación, a ver los pasos que indicamos al comienzo de esta entrada.

Proceso de acreditación y alta

Para poder utilizar G Suite for Education, las organizaciones deben cumplir estos requisitos. A continuación, veremos los casos.

¿Quién puede registrarse en G Suite for Education?

Es necesario ser un centro de enseñanza primaria, secundaria o superior sin ánimo de lucro y autorizado por una organización de acreditación reconocida, y ubicado en España.

¿Quién más puede registrarse en G Suite for Education?

Se pueden registrar todas las escuelas religiosas y laboratorios de investigación asociados con un centro docente acreditado, también pueden usar G Suite for Education. La forma más fácil de registrarse es hacerlo mediante un dominio del centro educativo.

¿Quién no puede optar a G Suite for Education?

• Alumnos, antiguos alumnos o grupos de padres
• Organizaciones religiosas
• Escuelas en casa
• Organismos gubernamentales

Para registrarnos en G Suite for Education, tendremos que visitar la página de alta. Podéis hacerlo vosotros mismos o poneros en contacto con el equipo de asesoramiento de Google para obtener más información.

Podéis pinchar aquí para iniciar el proceso de alta.

Tras recibir un correo a la cuenta indicada, se verificarán los datos. Posteriormente os pedirán que mandéis una documentación de centro para confirmar el alta.

Creación de cuenta administrativa y verificación de la propiedad del dominio indicado en el formulario de solicitud 

Verificación del dominio

Si os habéis registrado en G Suite con un dominio que ya estáis usando, debéis verificar el dominio para que se pueda revisar vuestra solicitud. Este proceso de verificación garantiza que nadie pueda utilizar los servicios o el correo electrónico que parezca proceder de vuestro centro.

¿Cómo funciona?

En el asistente de configuración de G Suite, nos facilita un registro de verificación exclusivo para que lo añadamos a la configuración de nuestro dominio. Debemos iniciar sesión aparte con el host del dominio para añadir este registro. Si no tenemos claro cuál es nuestro host, Google puede identificar el host del dominio.

Una vez que hayamos añadido el registro, se confirmará que somos los propietarios del dominio.

Aunque nos puedan guiar en cada paso, tenemos la posibilidad de ponernos en contacto en cualquier momento con un especialista en asistencia de G Suite para obtener ayuda.

Proceso de verificación o comprobar si se ha verificado tu dominio:

1. Hay que entrar en el panel de la Consola de Administración

2.Vamos a Dominios.
– Si no aparece la opción Dominios en el panel, haz clic en Más controles en la parte inferior.

3.Haz clic en Añadir/quitar dominios.
– Si se muestra la información de tu dominio, significa que se ha verificado.
– Si se muestra el ajuste Activar dominio junto al nombre de tu dominio, haz clic en el enlace y sigue las    instrucciones de verificación..

Añadir un registro TXT de verificación (con cualquier host de dominios)

G Suite nos ofrece un registro de verificación TXT que se añade a los registros DNS del host de nuestro dominio. Cuando G Suite detecta este registro, se confirma que somos los propietarios del dominio. El registro de verificación no afectará a nuestro sitio web ni anuestro correo electrónico.

Identifica el host del dominio. Si no estamos seguro, podemos averiguar quién es el host de nuestro dominio en https://support.google.com/a/answer/48323. Seguimos las instrucciones de verificación detalladas para algunos de los hosts de dominios más conocidos.

Si no vemos instrucciones específicas para nuestro host, añadimos el registro TXT de verificación siguiendo las instrucciones generales que se indican a continuación.

1. Una vez que registrado en G Suite, el asistente de configuración nos guiará por todo el proceso de configuración de la cuenta, incluida la verificación del dominio.

2. Una vez dentro del panel de control de la Consola de Administración, en la parte superior, hacemos clic en los botones Comenzar la configuración o Verificar dominio para empezar.

3. En la página “Verificar tu dominio”, debemos ver la sección Inicia sesión en el sitio web del host del dominio. Si no la vemos, hacemos clic en Seleccionar otro método y seleccionamos Añadir un registro de host de dominios (TXT o CNAME).

4. Marcamos estas casillas:
*He iniciado sesión correctamente.
*He abierto el panel de control de mi dominio.

5. En la sección Crear un nuevo registro TXT, copiamos el contenido del campo Valor/Respuesta/Destino. Este es nuestro registro de verificación.

Acceder a los registros DNS del dominio

1. En una segunda ventana o pestaña del navegador, iniciamos sesión en la cuenta del host de vuestro dominio. Si es necesaria la ayuda, consultar información sobre vuestro host.

2. Accedemos a los registros DNS del dominio. El nombre de la página puede ser DNS Management (Administración de DNS), Name Server Management (Administración de servidor de nombres), Control Panel (Panel de control) o Advanced Settings (Configuración avanzada).

3. Seleccionamos la opción de añadir un nuevo registro.

Averiguar el host del dominio

1. Vamos a la página de búsqueda de whois facilitada por ICANN, una organización sin ánimo de lucro que se dedica a recopilar información sobre dominios. (También podemos buscar “whois gratuito” para encontrar una empresa que realice estas búsquedas de forma gratuita).

2. Introducimos el nombre del dominio en el cuadro de búsqueda y hacemos clic en Búsqueda.

3. En la página de resultados, buscamos la sección Registrador para ver el nombre y el sitio web del host de nuestro dominio. 

Por ejemplo:
Registrador: midominio.com Domain Services
URL del registrador: www.midominio.com o URL: www.midominio.com

¡YA ESTAMOS DADOS DE ALTA!

Tras los pasos anteriores, podemos decir ya, que somos capaces de entrar en el panel de G Suite for Education como administrador y el dominio verificado.

Configuraciones iniciales y consola de Administración

Verificar el dominio y configurar Gmail (registros MX)

Utilizar los registros MX para verificar el dominio y configurar el correo electrónico

Para verificar nuestro dominio (si aún no lo hemos hecho) y configurar Gmail como nuestro servicio de correo electrónico profesional, utilizamos los registros MX que te proporcionó el asistente de configuración de G Suite.

Procedimiento

1. Con el asistente de configuración abierto, iniciamos sesión en el host de nuestro dominio en otra ventana o pestaña del navegador. El host se encarga de gestionar la configuración técnica del dominio.

2. A continuación, debemos actualizar la configuración de los registros MX para dirigir el correo electrónico a nuestra cuenta de G Suite. Esto sería como registrar una nueva dirección postal en la oficina de correos para recibir tu correspondencia en el destino correcto.

Configuración necesaria para que funcione el correo de GMAIL en el hosting (variante CPANEL)

1- Accedemos a nuestra cuenta de CPANEL.
2- Hacemos clic en DNS Functions (Funciones de DNS).
3- Hacemos clic en Entrada MX (Sección Correo).

4- En el cuadro que se muestra (Si vemos que aparece una entrada damos clic en Editar).
5- Eliminamos la entrada del registro MX actual y la cambiamos como veremos en las ilustraciones posteriores.
6- Si no hay entrada seguimos al siguiente paso.
7- Seleccionamos Modificar prioridad en el formulario y escribimos 1 como valor principal.
8- En el cuadro siguiente, escribimos ASPMX.L.GOOGLE.COM.
9- Luego pinchamos en el botón de Add New Record y listo hemos creado el primer MX. Repetimos los pasos para el resto de las entradas de los registros MX que se muestran a en el cuadro de valores MX. Añadimos las entradas nuevas en la sección Añadir las entradas nuevas debajo de esa misma  línea.

Configurar los registros MX con G Suite (instrucciones generales)

Si no se encuentran las instrucciones específicas para el host de nuestro dominio, podemos seguir este procedimiento general.

Nota: Si los usuarios ya utilizan correo electrónico con el nombre de tu dominio (del tipo usuario@tudominio.com), creamos cuentas de usuario para ellos en la consola de administración de Google antes de configurar los registros MX. De esta forma, podrán seguir recibiendo correo electrónico.

1. Iniciamos sesión en la cuenta de nuestro dominio en el host de este.

• Identificar el host de nuestro dominio
• ¿Nos hace falta ayuda? Habrá que ponerse en contacto con el equipo de asistencia del host de nuestro dominio. Los hosts de dominios son expertos en el uso de los registros MX y están habituados a configurarlos.

2. Vamos a la sección donde podamos actualizar los registros MX de nuestro dominio.

• probablemente, se llamará “DNS Management” [Gestión de DNS], “Mail Settings” [Configuración de correo], “Advanced Settings” [Configuración avanzada] o algo similar).

3. Eliminamos los registros MX actuales.

• Si no podemos eliminarlos, cambiamos su número de prioridad a 20 o un valor superior.

4. Añadimos nuevos registros MX para los servidores de correo de Google.

• Si el host del dominio limita el número de registros MX, añadimos solo los 2 primeros registros de la tabla.

5. Guarda los cambios.

• Aunque, por lo general, podramos enviar y recibir mensajes en la nueva dirección de correo electrónico de G Suite en menos de 6 horas, es posible que debamos esperar entre 48 y 72 horas para empezar a recibir correo en ella.
• Sabemos que a nadie le gusta esperar, pero el tiempo que tarden los registros MX en estar efectivos dependerá del host del dominio, no de nosotros. Mientras tanto, podremos recibir los mensajes en nuestro cliente de correo electrónico anterior.

Mapa de funciones de la Consola de Administración

A continuación veremos un listado las diferentes funciones del panel de administrador, para G Suite. Las marcadas en roja son las que nos interesan configurar y gestionar, de forma preferente, en nuestro entorno educativo.

Es bueno ir creando un grupo de personas, en las que se apoyará el centro en tareas de administración de segundo nivel, y abogar así por la subsidiaridad a la hora de trabajar.

“Si quieres llegar rápido, camina solo. Si quieres llegar lejos, camina en grupo”

Proverbio Africano

En la próxima entrega intentaremos ver la parte de información básica del centro, protección de datos y organigrama de trabajo. También veremos las diferentes secciones del panel de administración.

¡Nos vemos en la próxima entrada sobre administración!